Sezoniniai pikai logistikoje: kaip pasiruošti, kad nereikėtų gesinti gaisrų paskutinę minutę
Sezoniniai pikai logistikoje kartojasi beveik kaip kalendorius: prieš šventes suintensyvėja prekyba, vasarą šokteli turizmo ir maisto grandinės srautai, rudenį įsibėgėja gamyba ir sandėliavimas. Problema ta, kad daugelis įmonių piko laukia lyg staigmenos: tada prasideda vėlavimai, prastovos, skubūs darbuotojų paieškos skambučiai, chaotiški grafikai ir brangūs „gesinimo“ sprendimai.
Pikas pats savaime nėra blogis. Blogis – kai jis užklumpa nepasiruošus. Toliau – konkretus planas, kaip pasiruošti iš anksto, kad sezono metu valdytum situaciją, o ne situacija valdytų tave.
Piko diagnostika: kada jis prasideda iš tikrųjų
Dažniausia klaida – piko pradžią skaičiuoti nuo tos dienos, kai sandėlis „užsikemša“. Tada jau vėlu. Pikas prasideda anksčiau: kai auga užsakymų prognozės, kai tiekėjai pradeda vėluoti, kai įprasti vežimo laikai pailgėja, kai klientai ima kelti reikalavimus.
Kad piko nevaidintum aklai, reikia turėti 2–3 aiškius rodiklius, kurie įspėja apie augantį krūvį (pvz., užsakymų skaičius, komplektavimo eilė, transporto užpildymas, vėlavimų procentas). Jei rodikliai pradeda krypti – pasiruošimas turi įsijungti automatiškai.
Pajėgumai: transportas, sandėlis ir žmonės turi augti kartu
Piko metu dažniausiai lūžta ne viena grandis, o kelios iš karto. Jei padidini transporto pajėgumus, bet sandėlis nespėja paruošti krovinių, gauni prastovas. Jei sandėlis dirba puikiai, bet trūksta vairuotojų ar maršrutų – vėl prastovos. Todėl pasiruošimas turi apimti visą grandinę.
Praktiškai tai reiškia: prieš sezoną susidėliok, kiek papildomų reisų, komplektavimo valandų ir žmonių realiai prireiks, o tada iš anksto sutark, iš kur tai gausi.
Piko planas: trys lygiai, kurie gelbsti
Kad sprendimai nebūtų emociniai, verta pasiruošti piko planą su trimis lygiais: „žalias“, „geltonas“, „raudonas“. Kiekvienas lygis turi turėti aiškius veiksmus, o ne bendras frazes.
Žalias lygis:
- fiksuoji rodiklius ir tikslini prognozes;
- pasitvirtini papildomų pamainų galimybes;
- peržiūri atsargų ir pakavimo medžiagų poreikį.
Po šito etapo svarbiausia neapsigauti: „kol kas dar laikomės“ nereiškia, kad pikas neateis.
Geltonas lygis:
- aktyvuoji papildomas pamainas ir prioritetus (kas vežama pirmiausia);
- didini transporto rezervą (papildomi vežėjai, papildomos mašinos, papildomos kryptys);
- stiprini klientų komunikaciją apie realius terminus.
Po šio etapo paprastai matosi, ar pakanka resursų, ar jau artėji prie ribos.
Raudonas lygis:
- trumpini asortimentą / kryptis, jei reikia (prioritetai, o ne „viskas visiems“);
- įvedi griežtą vartų kontrolę sandėlyje (laiko langai, eilės tvarka);
- pritrauki laikinas pajėgas ir uždarai „skyles“ konkrečiais sprendimais.
Po raudono lygio svarbu turėti vieną taisyklę: pirmiausia stabilizuok procesą, tik tada „gaudyk“ papildomą apimtį.
Žmonės: piko metu trūksta ne „rankų“, o stabilumo
Sezono metu darbuotojų trūkumas dažniausiai pasireiškia kaip stabilumo stoka: kas serga, kas neištveria tempo, kas išeina, nes grafikai neaiškūs, o komunikacija chaotiška. Todėl pasiruošimas žmonėms yra ne vien „pasamdyti daugiau“, bet ir „padaryti taip, kad esami išlaikytų ritmą“.
Veikia paprasti dalykai: aiškūs grafikai bent savaitei į priekį, apmokymai prieš piką (ne piko metu), aiški atsakomybė pamainose, greita pagalba naujokams, normalus poilsio režimas. Pikas išryškina problemas, kurios „ramiu metu“ tiesiog pasislepia.
Komunikacija su klientais: geriau tiesa šiandien nei pyktis rytoj
Kai krūvis auga, klientai dažnai nori stebuklo: „padarykit greičiau“. Jei bandysi įtikti visiems, pralaimėsi kokybę ir reputaciją. Todėl iš anksto susiderink, kaip informuosi apie terminus, kaip pažymėsi prioritetus ir kas priima sprendimus, kai vienu metu reikia rinktis tarp dviejų svarbių užsakymų.
Trumpai: skaidrumas piko metu yra konkurencinis pranašumas, o ne „nemalonus pokalbis“.
Kur dažniausiai pralaimima ir kaip to išvengti
Dažniausiai „gaisrai“ kyla ten, kur nėra iš anksto sutartų atsarginių variantų: papildomas transportas, papildomos pamainos, laikinas personalas, rezerviniai tiekėjai. Todėl dar prieš sezoną verta turėti bent du patikimus kanalus kiekvienai kritinei grandžiai.
Jei piko laikotarpiui prireikia papildomų žmonių (ypač transporto ir logistikos srityje), verta iš anksto turėti partnerį ar kanalą, per kurį atranka nevirsta chaosu – pavyzdžiui, pasitelkiant GoTalent UAB kaip vieną iš sprendimų, kai reikia greitai sustiprinti komandą konkrečioms rolėms.
Pabaigai
Sezoninis pikas nėra atsitiktinumas – jis prognozuojamas, planuojamas ir valdomas. Skirtumas tarp tvarkingos sezono eigos ir „gaisrų“ yra pasiruošimas: aiškūs rodikliai, trijų lygių planas, suderinti pajėgumai, stabilūs žmonių procesai ir atvira komunikacija su klientais. Kai tai turi, pikas tampa ne grėsme, o galimybe uždirbti daugiau ir sustiprinti reputaciją.